Datenschutzerklärung

Diese Erklärung zum Datenschutz erläutert die Erhebung und Verarbeitung der personenbezogenen Daten von Promovierenden in DOCATA. Darüber hinaus erfüllt Sie die gemäß Art. 13 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erforderlichen Informationspflichten.

I. Verantwortliche Stelle

Universität Rostock
Gesetzlich vertreten durch die Rektorin
Prof. Dr. Elizabeth Prommer
Universitätsplatz 1
18055 Rostock
Telefon: +49 381 498 0
E-Mail: rektorin@uni-rostock.de

II. Verfahrensverantwortliche

Universität Rostock
Corina Reinheckel
Graduiertenakademie
Universitätsplatz 1
18055 Rostock
Telefon: +49 381 498 1022
E-Mail: grada@uni-rostock.de

III. Auftragsdatenverarbeitung

Divinus Soft GmbH
Leutragraben 1
07743 Jena
Telefon: +49 3641 559011
E-Mail: info@divinus-soft.de

IV. Die Datenschutzbeauftragte

Universität Rostock
Albert-Einstein-Str. 22 (Konrad-Zuse-Haus), Raum 104
18057 Rostock
Telefon: +49 381 498 8333
E-Mail: datenschutzbeauftragte@uni-rostock.de

V. Verarbeitungsrahmen

1. Datenverarbeitende Stellen innerhalb der Universität

• die für die Verwaltung der Promotionsverfahren zuständigen Mitarbeiter*innen in den Dekanaten der Fakultäten
• die zentrale Promotions- und Habilitationsstelle der Zentralen Universitäts-verwaltung
• die Koordinationsstellen der strukturierten Promotionsprogramme für die Promovierenden des jeweiligen Programms

2. Zwecke der Datenverarbeitung

• In dem Programm „DOCATA“ zur Promovierendenerfassung an der Universität Rostock werden personenbezogene Daten zum Zwecke der Durchführung des jeweiligen Promotionsverfahrens verarbeitet, um eine rechtssichere Dokumentation, Abwicklung und Aufbewahrung/Archivierung von Promotionsverfahren/Promotionsakten zu gewährleisten und doppelte Datenhaltungen zu vermeiden. Darüber hinaus wurden die Hochschulen in Deutschland mit Inkrafttreten des „Gesetzes zur Änderung des Hochschulstatistikgesetzes“ (Hochschulstatistikgesetz – HStatG) zum 1. März 2016 verpflichtet, Daten ihrer Promovierenden zu erheben und an die statistischen Ämter des Bundes und der Länder weiterzugeben. Die zur Erfassung vorgesehenen Daten dienen gleichzeitig dazu, die Qualität des Promotionsgeschehens zu sichern und den Bedarf für Beratungs- und Serviceangebote zu ermitteln.

3. Rechtsgrundlagen

Bundes-/Landesrecht:

• § 7 Abs. 1 Nr. 1 Landeshochschulgesetzes Mecklenburg-Vorpommern (LHG MV) i.V.m. Datenschutzsatzung der UR (s.o) (Verwaltungszwecke)
• § 7 Abs. 1 Nr. 2 i.V.m. § 3a Abs.z 1 LHG MV i.V.m. § 7 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 Nr. 2, 3 QO UR (Qualitätssicherung) i.V.m.
• §§ 2 Nr. 1; 4; 5; 9 Nr. 1 Gesetz über die Statistik für das Hochschulwesen sowie für die Berufsakademien (Hochschulstatistikgesetz - HStatG)

Inneruniversitäre Rechtsnormen:

• §§ 1; 3 S. 1; 6 Abs. 2, 3; 10; 11 Satzung zur Verarbeitung personenbezogener Daten der Studienbewerberinnen, Studienbewerber, aktuellen und ehemaligen Studierenden, Prüfungskandidatinnen und Prüfungskandidaten sowie der Doktorandinnen und Doktoranden an der Universität Rostock vom 3. April 2018 (Datenschutzsatzung UR, Verwaltungszwecke, siehe Anlage 2)
• Richtlinie für Aufbewahrungsfristen von Studenten-, Promotions- und Personalunterlagen der Universität Rostock (Amtl. Bekanntmachung 2004/5) im Hinblick auf die Speicherdauer (siehe Anlage 3)
• § 7 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 3 Nr. 2, 3 Ordnung zur Qualitätsentwicklung in Studium, Lehre und Wissenschaftlicher Weiterbildung an der Universität Rostock (QO UR, Anlage 4)

4. Löschung / Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

• Daten Promovierender, die ihre Promotion erfolgreich abgeschlossen haben, werden vier Jahre nach Verfahrensabschluss elektronisch archiviert, d. h. der Zugriff für datenverarbeitende Stellen wird gesperrt. Eine vollständige Löschung der elektronischen Akten einer/eines Promovierten erfolgt 50 Jahre nach dem für den Verfahrensabschluss hinterlegtem Datum. Mit dieser Regelung ist im Bedarfsfall die Überprüfung des Promotionsverfahrens für den Promovierenden i. d. R. zeitlebens gewährleistet.
• Im Falle der Ablehnung von Zulassungsanträgen, werden die Daten, die im Zusammenhang mit der Antragstellung auf Zulassung erhoben wurden, zwei Jahre nach Bestandskraft des ablehnenden Bescheids gelöscht.
• Daten Promovierender, die ihre Promotion an der Universität Rostock nicht erfolgreich abgeschlossen haben, werden nach Exmatrikulation bzw. Beendigung ihres Promovierendenstatus unverzüglich gelöscht, wenn die/der Promovend*in einer Verwendung seiner/ihrer Daten gemäß § 7 Absatz 3 der Satzung zur Verarbeitung personenbezogener Daten der Studienbewerberinnen, Studienbewerber, aktuellen und ehemaligen Studierenden, Prüfungskandidatinnen und Prüfungskandidaten sowie der Doktorandinnen und Doktoranden an der Universität Rostock widersprochen hat.

5. Weitergabe von Daten an Dritte

• Innerhalb der Universität Rostock werden die Daten nur von den als Datenverarbeitende Stellen benannten Einrichtungen und Personen verarbeitet. Eine Weitergabe von Daten an Dritte erfolgt lediglich in anonymisierter Form im Rahmen gesetzlicher Vorgaben (z.B. Hochschulstatistikgesetz).

6. Hinweise zur Datensicherheit

• Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf gesicherten Servern der Universität Rostock. Es wurden gemäß dem Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um den Schutz von Daten der Nutzer*innen von DOCATA zu gewährleisten.
• Im Zuge des technischen Supports kann der Auftragsverarbeiter, die Divinus Soft GmbH, ggfs. auf personenbezogene Daten zugreifen.

VI. Betroffenenrechte

Sie können jederzeit unentgeltlich Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Liegen über Sie unrichtige personenbezogene Daten vor, können Sie jederzeit deren Berichtigung verlangen. Sie können, unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO, jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Sie können, unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO, jederzeit die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personen-bezogenen Daten verlangen. Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen. Sie haben das Recht auf Daten-übertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Falls Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzvorschriften verstößt, wenden Sie sich bitte an die Datenschutzbeauftragte (s. Ziff. IV.). Unabhängig hiervon haben Sie ein Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern
Werderstraße 74a, 19055 Schwerin
E-Mail: info@datenschutz-mv.de